IRN apresenta evolução da gestão documental no Dia dos Arquivos

No dia 9 de junho, o IRN participou na sessão comemorativa Dia Internacional dos Arquivos na Justiça, com a intervenção de Sofia Santos, Coordenadora da Unidade de Gestão Documental, Arquivo e Expediente (UGDAE) do Instituto. "O Edoclink no IRN" foi o trabalho apresentado, no Espaço Justiça, na Praça do Comércio. A sessão contou com a abertura de Pedro Ferrão Tavares, Secretário de Estado da Justiça. 

A celebração do Dia dos Arquivos permitiu a partilha de conhecimentos e boas práticas sobre o património arquivístico por parte dos vários organismos da Justiça e dos profissionais responsáveis pela implementação dessas mudanças, com o tema "Os arquivos na Justiça - Comunicação com o passado, presente e futuro".

Pedro Ferrão Tavares salientou a importância do Arquivo na Justiça - "a que teve e a que vai continuar a ter" - e a gestão das equipas que têm realizado estes processos ao longo dos últimos anos. Esse trabalho tem de continuar não só pela salvaguarda documental, "mas também na dimensão do percurso histórico desta área governativa", agora a olhar para a "nova experiência digital" e a contar com os "mecanismos que não tínhamos no passado", disse o Secretário de Estado, para "pensar o que são os arquivos do futuro, o que podemos fazer de novo que pode acrescentar algo relevante na dimensão e necessidades dos arquivos", concluiu. 

A apresentação de Sofia Santos focou-se na implementação do Edoclink para a gestão documental nos serviços do IRN, as especificidades e utilizações que estão a ser consideradas, bem como os desafios e as soluções deste processo. A "viagem" de um documento pelas várias etapas do Edoclink, considerando o ciclo de vida documental, as tipologias dos arquivos e a importância deste trabalho para uma instituição que lida com os registos dos cidadãos e das empresas, foram temas abordados pela Coordenadora da UGDAE. 

A equipa da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) apresentou o trabalho "O futuro é o presente de amanhã", com o foco nas orientações da desmaterialização, interoperabilidade e preservação digital que implementam nos arquivos do Ministério, no âmbito do Plano de Recuperação e Resiliência (PRR), e com um modelo que se apoia na gestão de informação, nos instrumentos de suporte e nas tecnologias de suporte. 

"Os arquivos dos Tribunais" foi o tema destacado por Francisco Sampaio e Cláudia Silvestre, da Direção-Geral da Administração da Justiça (DGAJ). A apresentação consistiu numa perspetiva diacrónica da história dos arquivos judiciais e os desafios que se colocam a estes arquivos. Neste caso, foram destacados os desafios relacionados com a insuficiência da lei para as mudanças, das extensões documentais e da frágil estrutura de recursos, mas também com a desvalorização da função de arquivo e de memória. 

Paulo Adriano, da Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais (DGRSP), expôs o processo de construção do Arquivo DGRSP que, em 2010, adquiriu dimensão nacional, e foi longo, por envolver o transporte de documentação a partir de todo o país, e difícil pelo estado em que estava alguma documentação. 

O Centro de Documentação e Arquivo da PJ esteve representado por Nuno Correia Silva que apresentou o trabalho "O arquivo da Polícia de Intervenção Criminal e o "Processo de Inquérito sobre o atentado de 4 de julho de 1937 a Salazar". 

No caso do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça (IGEF), com "O trabalho de correspondência dos processos do IGFEJ para o novo Plano de Classificação MJ ", foram abordadas as etapas - mapas conceptuais, identificação dos processos de negócio e tipologia de ocorrência - que permitem a implementação do processo de arquivo nas unidades orgânicas da instituição.  

O encerramento da sessão comemorativa coube a Helena Almeida Esteves, Secretária-Geral do Ministério da Justiça, que destacou a importância do evento como "contributo para o avanço do conhecimento".